고객이 방문했을 때 올바른 대응법

고객이 방문했을 때 올바른 대응법에 대한 내용입니다. 영업직이나 고객 접대 창구에 있는 직원이 아니더라도 회사 생활을 하면 고객과 방문객을 접대할 일이 많습니다. 업무상 이유로 사무실 동료와 약속을 하고 찾아온 방문객일 수도 있고 뭔가 불만을 제기하러 온 고객일 수도 있습니다. 어떤 경우든지 사무실에 뭔가 용무가 있어 보이는 사람이 방문하면 먼저 다가가서 무슨 일인지 묻고 찾아온 사람에게 안내해주거나 일을 처리해주세요. 낯선 사람이라도 밝은 미소와 친근한 태도로 먼저 접근해서 편한 마음으로 용건을 보도록 해주세요. 단 지나치게 친절한 태도는 초면에 부담스러울 수 있으니 조심합시다.

1. 고객은 밝은 미소로 예의를 갖추어 정중하게 대하세요. 성의를 가지고 적극적인 태도로 고객의 의도를 확실하게 파악합니다. 불만을 가지고 찾아온 고객일 경우 더욱 신경 써서 대하세요. 그렇다고 해서 다른 고객들과 차별해서 대해선 안 됩니다.

2. 고객을 두고 자리를 비울 때는 반드시 양해를 구하고 자리를 떠야 하며 5분 이상 자리를 비우지 않도록 합시다.

3. 고객과 상담 중일 때는 되도록 전화를 받지 않는 것이 좋으며 부득이하게 전화를 받을 경우에는 양해를 구하고 받습니다.

4. 고객이 용무를 마치고 돌아갈 때는 하던 일을 멈추고 일어나서 배웅합니다. 어디까지 배웅할 것인지는 그때그때 융통성 있게 판단하세요.

5. 방문객의 용건을 파악한 뒤 만날 사람에게 안내해주거나 응접실, 휴게실 등으로 안내하여 잠시 기다릴 수 있도록 해주세요. 방문객에게 음료를 마시겠느냐고 물어보고 마시겠다고 하면 대접하세요. 평소 방문객이 많은 사무실에는 커피나 물, 음료수 등을 준비해두세요.

6. 사무실에 방문객이 있을 경우에는 내 손님이 아니라고 해도 큰소리로 떠들거나 평소 동료들끼리만 있을 때처럼 행동하는 것은 삼가는 것이 좋습니다. 또 소개를 받지 못했더라도 마치 방문객이 없는 것처럼 완전히 무시하지 말고 정중한 태도로 가벼운 목례 정도 하는 것이 좋습니다.