거래처 방문 전 필수 체크사항 및 주의사항

거래처 방문 전 필수 체크사항 및 주의사항에 대한 내용입니다. 거래처와 업무상의 회의가 있을 때는 주로 을(乙)이 갑(甲)을 방문하게 마련입니다. 을의 입장이라고 해서 지나치게 굽실거릴 이유는 없지만 최대한 예의를 갖추어서 정중하게 방문하고 좋은 인상을 남기도록 노력합시다. 입고 있는 복장과 신발은 깨끗한지, 필요한 서류나 준비물은 잊지 않고 챙겼는지 확인하고 무엇보다 방문하기로 한 시간에 늦지 않도록 주의해주세요.

필수 체크사항

1) 방문 약속이 되어 있더라도 하루 전날 또는 당일 아침에 다시 전화를 해서 방문약속을 재확인합니다. 또 방문 약속시간보다 5~10분 정도 일찍 도착하는 것이 좋습니다. 약속시간보다 지나치게 일찍 도착하는 것도 예의에 어긋납니다. 늦을 경우에는 반드시 상대방에게 연락해서 사과하고 도착 예상 시간을 알려주어야 합니다.

2) 원래 함께 방문하기로 예정했던 사람이 못 가게 됐거나, 예정에 없던 사람이 함께 가는 경우에는 사전에 전화로 미리 얘기를 하는 것이 예의입니다.

3) 평소 전화로 자주 업무 상의를 하던 곳에 처음으로 찾아갈 때는 음료수나 간단한 기념품이라도 가져가는 것이 좋습니다.

4) 방문할 때는 명함을 넉넉하게 준비하여 새로운 사람과 인사하게 되면 명함을 건네고 인사합니다.

주의사항

1) 자주 방문하는 곳이라고 해서 타 회사를 마음대로 돌아다녀선 안 됩니다. 반드시 안내를 받도록 하고, 만나기로 한 사람이 늦을 경우 안내받은 장소에서 차분히 기다려주세요.

2) 음료수나 다과를 권하면 사양하지 말고 대접받는 것이 좋습니다. 그리고 되도록 남기지 않고 먹는다. 과자 봉지나 녹차 티백 껍질 등 쓰레기가 나오면 지저분하게 버려두지 말고 근처 쓰레기통에 버립니다. 쓰레기통이 없으면 주머니에 넣어두었다가 나중에 다른 곳에 버리는 것이 좋습니다.

3) 최근에는 대부분의 건물에서 금연입니다. 회의 도중 휴식시간에 담배를 피우고 싶을 때는 흡연공간이 있는지 묻고 양해를 구한 다음 담배를 피우러 나가는 것이 좋습니다. 만약 상대방이 담배를 피우지 않는다면, 담배를 피운 후의 냄새도 싫어할 수 있으니 되도록 참는 것이 좋겠습니다.

4) 방문 시, 곧 하기로 약속한 것은 되도록 빠른 시일 내에 처리해주세요. 예를 들어 그날 미처 가져가지 못한 자료를 오후에 보내주기로 했다면, 회사에 돌아오자마자 바로 보내는 것이 좋습니다. 미뤄두었다가 깜박 잊기라도 하면 큰 실례가 됩니다.