외근, 출장 시 올바른 행동지침

외근, 출장 시 올바른 행동지침에 대한 내용입니다. 영업직이 아니라도 간혹 외근이나 출장을 갈 일이 생깁니다. 늘 사무실에서만 일하던 사람은 외근이나 출장을 가면 해방감마저 들것입니다. 그러나 외근이나 출장은 어디까지나 업무의 연장입니다. 정해진 시간 안에 주어진 업무를 처리해야 하는 것은 물론, 일을 마친 뒤에는 보고서를 작성해야 합니다. 또 외근 때나 출장 중에 만나는 사람들은 평소에 자주 보던 사람들이 아니라 어쩌다 한 번씩 보는 사람들입니다. 그때 그들에게 남기는 인상은 개인뿐 아니라 회사에도 큰 영향을 미친다는 것을 명심하고 행동합시다.

외근할 때

1) 사무실에 있다가 외근을 나갈 때는 반드시 상사나 주변 사람들에게 자신의 행선지와 복귀시간을 알리도록 합시다. 사무실에 알림칠판이 있다면 메모를 붙여놓는 것도 좋습니다.

2) 외근을 나갈 때 필요한 서류나 자료, 물품들을 잊어버리지 말고 잘 챙깁니다.

3) 정기적으로 외근을 나가는 것이 아니라 어쩌다 한 번씩 나가게 되는 경우에는 해당되는 일들을 한 번에 몰아서 하는 것이 좋습니다. 여러 곳을 방문하게 되는 경우에는 동선과 시간계산을 잘 해서 효율적으로 움직입시다.

4) 그러나 아무리 유능한 사람이라도 정해진 시간 안에 할 수 있는 일은 한계가 있습니다. 너무 많은 일을 하려고 욕심내지 말고 상사에게 말한 시간까지는 사무실에 돌아오도록 합시다. 만약 미리 약속한 시간에 돌아오지 못하면 반드시 전화를 걸어서 사정을 이야기하고 지시를 받습니다.

5) 아침에 외근장소로 곧장 가게 되거나 외근지에서 곧장 퇴근하게 되는 경우에는 미리 상사에게 보고하여 허락을 받고 움직입니다.

6) 외근 시 사용한 경비는 영수증을 잘 챙기고 사무실에 돌아오면 미루지 말고 그때그때 보고서를 작성합시다.

출장 갈 때

1) 출장이 잡히면 사전에 출장 계획을 세웁시다. 출장 중에 필요한 물품이나 서류, 자료 등도 미리미리 챙겨주세요. 출장 전날 급하게 챙기다간 빼놓은 것이 생기게 마련입니다. 장기 출장일 경우 업무 내용에 따라 효율적으로 움직일 수 있도록 동선을 짜고 그에 따른 교통편이나 숙소 등을 미리 예약합니다.

2) 출장에 필요한 경비는 업무내용, 행선지, 기간 등을 고려해서 적정하게 신청하고 절약하여 사용합니다.

3) 출장 중 업무에 지장이 없도록 주변을 정리하고 자신이 자리를 비운 기간에 찾아올 사람이나 처리해야 하는 일이 있다면 상사나 동료에게 도움을 받습니다.

4) 출장 중에는 하루에 한 번씩 상사에게 전화를 걸어 보고하고, 급한 일이나 기다리던 성과를 냈을 때에는 바로 전화해서 보고합니다.

5) 상사를 모시고 출장을 가는 경우에는 상사가 불편한 점이 없도록 잘 모십니다. 장기 출장일 경우에는 평소 지병이 있는지, 음식 취향이 어떤지 미리 알아두는 것도 좋습니다.